営業担当が初回打合せの資料作成を 4 時間から 1 時間へ｜marutto事例
案件マッチングサービス経由の初回打合せ準備で、10 枚前後の打合せ資料づくりに毎回 4 時間ほどかかっていました。社内 を実務に組み込んだところ、同じ工程が 1 時間で終わり、しかも「よく調べてくれた」とお客様に言っていただけるようになりました。弊社の営業担当が実務に組み込んだ経緯と、そこで起きた変化を紹介します。
| 業種 | IT コンサルティング／DX 支援(自社事例) |
|---|---|
| 企業規模 | 中小企業 |
| プロジェクト主導 | 営業担当 |
| 対象者 | 案件マッチングサービスを利用する中小企業の営業／提案担当 |
| 対象業務 | 初回打合せ用の打合せ資料作成(構成検討〜資料作成まで) |
| 資料規模 | 10 枚前後／案件 |
| 導入サービス | まるっと |
| 取り組み時期 | 2026 年 6 月 |
| 主な成果 | 打合せ資料作成時間 4 時間 → 1 時間(10 枚前後・構成検討〜資料作成まで含む)／お客様からの調査品質へのポジティブな反応 |
1. 背景と課題：初回打合せの資料作成に 4 時間かかっていた理由
案件マッチングサービス経由での新規商談。これが弊社営業の業務のひとつです。
打合せ本番の前には、当日使う打合せ資料を用意します。仮の業務フローを描いてお客様の業務課題や必要な機能を推察し、「こういう流れで進んでいますよね」「ここに引っかかりがありそうです」と論点を並べておく。いわば会話の地図をつくる工程です。
この打合せ資料づくりに、案件によっては構想を含めて 4 時間かかっていました。10 枚前後の資料に、構成検討から資料作成までを一人で組み立てる工程です。案件マッチングサービスから届く情報は、案件概要のみです。
ここから「お客様の中で誰が、どの作業を、どの順で、手作業でやっているか」を想像し、業務フロー図に落とし込みます。技術的な実現手段の裏取りも同時に必要でした。
- ● 一次情報の量が限られる
- 案件概要の文面から、社内の運用実態まで想像を広げないといけない
- ● 視点が一人分に閉じる
- 一人で組み立てるので、抜け漏れや偏りが起きやすい
- ● 技術面の確認に時間がかかる
- 商材の詳細は個別に調べ直す必要がある
初回打合せは、その 1 時間でお客様との今後の関係性が方向づけられる場です。準備を薄くはできない。しかし毎回 4 時間を費やすと、他の案件対応や既存のお客様サポートに手が回りにくくなります。ここが実務上の悩みでした。
2. 取り組み：社内 AI エージェントを実務に組み込む
marutto では複数の AI エージェントを社内で運用しています。
営業担当が初回打合せ資料づくりで組み込んでいるのは、以下 4 者による体制です。
● PR エージェント：PR 視点で資料内容を作成・整える
- ● PM エージェント：プロジェクト全体を統括し、論点の抜け漏れを見る
- ● 商材毎専用エージェント：扱う商材ごとの専門知識で裏取りを行う
- ● 営業担当本人：最終判断者として関わり、仕上げまで責任を持つ
1 体のエージェントで完結させるのではなく、役割の異なる複数のエージェントと担当者本人が組んでたたき台をつくっていく構成です。
資料の元となるたたき台を作成する体制イメージ図【出典：自社制作】
使い方の流れ
1. 一次情報を流す
- 案件マッチングサービスから受け取った案件概要をエージェントに渡す
- 2. テキストベースで詳細資料が自動生成される
- 事前に決められた打合せ資料の構成に沿って、詳細資料がテキストで自動生成される。仮の業務フローや業務課題、必要な機能もこの段階で仮説として組み込まれる
- 3. ディスカッションで質を上げる
- 生成された詳細資料について、PR ／ PM ／商材毎専用の 3 エージェントと営業担当本人の 4 者でディスカッションし、論点や仮説の質を高めていく
- 4. 打合せ資料の形に落とし込む
- 詳細資料の情報を基に、当日使う打合せ資料（10 枚前後）を完成させる
現場で大事にしているのは、仮説を先に立てておく姿勢です。案件概要に書かれていない業務フロー・業務課題・必要な機能は、そのまま空欄にせず、仮の姿を描いて打合せ資料に組み込みます。この仮説を打合せの場でお客様に見せて「この理解で合っていますか」と検証・擦り合わせしていく流れです。仮説が先に載っていることで、お客様のほうから「ここは違って、こうです」と情報を出していただきやすくなる、という手応えがあります。
3. 効果：Before / After と現場で起きた変化
▼ Before / After
| 項目 | Before | After |
|---|---|---|
| 打合せ資料作成時間(10 枚前後) | 4 時間 | 1 時間 |
| 作業の中身 | ゼロから構想して手作りする | たたき台を確認・修正する |
| 視点 | 一人分 | 複数のエージェントを重ねた多角視点 |
| 抜け漏れ | 一人で気づける範囲に限られる | 早い段階で別視点の指摘が入る |
| 打合せでの手応え | 手応えは案件ごとにばらつき | 「よく調べてくれた」と反応をいただく機会が増えた |
お客様の反応
実際の初回打合せで、弊社の営業担当がお客様から受け取った声を紹介します。
― なんでここまで業務フローが分かったの?
― 相当調べてくれてすごいね
もちろん、この打合せ資料は"確定版"ということではありません。
仮説として組み立てた業務フローをお客様にお見せし、「この理解で合っていますか」と確認しながら進める。お客様のほうから「ここは違って、こうです」と情報を出していただけると、対話が一気に深くなる。
準備の精度が上がったことで、打合せの入り口が滑らかになった、という反応が現場にあります。
4. 営業担当の視点から見た変化と学び
● 一人では気づけなかった選択肢が早く見える
案件マッチングサービス経由の案件は、正直に言えば情報量が少ないところからのスタートです。以前は、その少ない情報を頭のなかで何度もひねって業務フローを描いていました。
エージェントを併走させると、同じ情報を渡しているのに、複数の視点でフローが提示されます。「この作業とこの作業、順番が逆かもしれない」「この工程は、担当が分かれている可能性がある」といった別解が並ぶ。一人で考えていたときには気づけなかった選択肢が、早い段階で見えるようになった、という手応えがあります。
● 「確認すべきこと」を明示的に残せる
たたき台はあくまでたたき台です。エージェントが出してくれるのは、案件概要から読み取れる範囲での仮説。正式社名や予算内訳、承認フローなどは、打合せの場でお客様から直接伺うのが筋です。
「確認すべきこと」を明示的にリスト化してくれることが、資料の質を底上げしています。仮説を並べただけの資料と、確認事項を明示した資料では、お客様の受け止めが違います。
● 最後は担当者の目と言葉で仕上げる
最後は、担当者自身の目と言葉で仕上げる作業が残ります。たたき台の順序を入れ替えたり、お客様の言葉遣いに寄せたり、業界特有の表現を直したり。
この最後のひと手間が、お客様に「自分たちのことを分かってくれている」と感じていただける差になる。エージェントに任せきりにせず、担当者が最終判断する運用を維持しているのが、実務のリアルです。
● 空けた時間をお客様理解に振り替える
実務では、4 者でのディスカッションが、抜け漏れの早期発見に効いた、と語られています。営業担当一人に「複数の相棒がついている」ような状態です。
そのぶん、打合せ本番でお客様の話を丁寧に伺う余裕が生まれます。たとえば打合せの前にお客様の会社の直近のニュースリリースを読み込む、業界特有の商習慣を復習しておく、実現手段の代替案を頭のなかで並べておく。こうした当日のパフォーマンスに直結する時間の使い方ができるようになりました。時間を使うポイントが「たたき台の作成作業」から「お客様固有の事情の理解」に寄った、というのが実務での実感です。準備を圧縮した時間を、お客様理解に振り替えられた、という状態変化が現場に定着しています。
5. よくある質問
Q1. 4 時間から 1 時間へ、どうしてそれだけ短縮できたのですか。
大きな理由は 2 つです。1 つは、ゼロから構想する作業が、たたき台を確認・修正する作業に置き換わったこと。もう 1 つは、技術面の裏取りを、商材毎専用エージェントに並行して相談できるようになったこと。作業工程そのものが減ったわけではなく、時間の使いどころが変わりました。
Q2. お客様の反応は本当に変わりましたか。
打合せの場で「なんでここまで業務フローが分かったの?」「相当調べてくれてすごいね」といった声を受け取る機会が増えました。もちろんすべての案件で同じ反応があるわけではありません。ただ、事前の業務フロー仮説を提示できると、お客様から「ここは違って、こうです」と情報を出していただきやすくなる、という感触があります。
Q3. たたき台の精度は、担当者による違いが出ませんか。
出ます。エージェントに渡す一次情報の粒度と、たたき台を確認・修正するときの視点で差が出ます。だからこそ、最後に担当者が自分の目で仕上げるプロセスは残しています。エージェントに任せきりにせず、担当者が最終判断する運用を維持しているのはそのためです。
Q4. 案件概要に書かれていない情報は、どう扱っていますか。
仮説を先に立てて、打合せの場でお客様と検証・擦り合わせします。業務フロー・業務課題・必要な機能は、案件概要に明記されていなくても、打合せ資料の中で仮の姿を描いて組み込みます。打合せ本番で「この理解で合っていますか」とお客様に確認しながら進めることで、対話が具体化しやすくなる、という手応えがあります。一方で、正式社名や予算内訳、承認フローといった一次情報として確定させたい項目は、無理に埋めず「打合せで確認すること」として明示的にリストへ置いています。
Q5. 営業担当以外の業務にも応用できますか。
応用の余地はあると考えられます。少ない一次情報から仮説を組み立てる業務、複数の視点を早く集めたい業務であれば、複数のエージェントと担当者本人でディスカッションする 4 者体制の運用は転用しやすい設計です。ただし、業務ごとに適切な情報の切り出し方や、確認ポイントの型は異なるので、業務側でひと工夫が必要です。